社内メッセージ

目次

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１．社内メッセージとは

社内メッセージとは、社内ユーザー同士でメッセージのやり取りを行うものです。
メッセージを返信、転送したり、定型文として登録したフォーム、マスタを利用してメッセージを送信したりすることができます。

２．画面構成

社内メッセージは、大きく分けて以下の３つの画面から構成されます。

フォルダ一覧

メッセージ一覧

プレビュー

（１）フォルダ一覧

フォルダ一覧は、フォルダツールバーとフォルダリストから構成されます。

  1. フォルダツールバー

    表示 名称 動作
    閉じるボタン フォルダ一覧を閉じます。
    操作メニューボタン 操作メニューを表示します。
    表示 動作
    フォルダを作成する フォルダ名入力プロンプトが表示され、フォルダ名を入力してフォルダを作成します。
    フォルダを移動する フォルダ選択ダイアログを開き、移動先を指定します。
    フォルダをコピーする フォルダ選択ダイアログを開き、コピー先を指定します。
    フォルダ名を変更する 現在のフォルダ名が入った状態で、フォルダ名入力プロンプトが表示されます。
    フォルダを削除する フォルダを削除します。
    ごみ箱を空にする ごみ箱にあるフォルダ、メッセージを完全に削除します。
    メッセージボックスのサイズ メッセージボックスの使用容量一覧を表示します。

  2. フォルダリスト

    表示 動作
    （表示名） 現在ログオンしているユーザーの表示名を表示します。このフォルダにメッセージを格納することもできます。
    受信箱 受信したメッセージを格納するフォルダです。起動時に選択状態になります。
    送信済み 送信したメッセージを格納するフォルダです。
    下書き 下書きメッセージを格納するフォルダです。
    ごみ箱 削除したメッセージを格納するフォルダです。
    （任意のフォルダ名） ユーザーが任意に作成／名前の変更／削除することができるフォルダです。
    ただし、同階層に同名のフォルダを複数作成することはできません（カタカナ／ひらがな、大文字／小文字、全角／半角は同じ文字として扱われます）。
    ルート直下の階層において、すべての任意のフォルダは既定のフォルダの下部に表示されます。

（２）メッセージ一覧

メッセージ一覧は、ツールバー、コントロールバー、メッセージリストから構成されます。起動時は、メッセージを受信日時の降順に並べ替えて表示します。

  1. ツールバー


    表示 名称 動作
    新規 「新規」ボタン 新規メッセージ作成画面を開きます。 を押すと「新規」メニューが表示されます。

    表示 動作
    標準のメッセージ 標準のメッセージ送信画面を開きます。
    電話メモ 電話メモ用のフォームを開きます。
    **願 「**願」用のフォームを開きます。
    マスタから作成 メッセージマスタ選択画面を起動します。詳細はここを参照してください。
    システム管理者が使用を許可している場合にのみ表示されます。
    返信 「返信」ボタン 返信メッセージを作成します。
    全返信 「全返信」ボタン 全返信メッセージを作成します。
    転送 「転送」ボタン 転送メッセージを作成します。
    操作 「操作」ボタン 「操作」メニューが表示されます。

    表示 動作
    開く メッセージリストで選択したメッセージの参照画面を開きます。未開封の場合は開封済みにします。
    返信 返信メッセージを作成します。
    全員へ返信 全返信メッセージを作成します。
    転送 転送メッセージを作成します。
    削除 メッセージを削除します。
    フォルダへ移動.. フォルダ選択ダイアログを開き、移動先を指定します。
    フォルダへコピー... フォルダ選択ダイアログを開き、コピー先を指定します。
    ローカルへ保存... 選択したメッセージをローカルのディスクに保存します。
    開封済みにする 選択した未読のメッセージを開封済みにします。
    未読にする 選択した開封済みのメッセージを未読にします。
    すべて選択 表示されている全てのメッセージを選択します。
    色の設定 カラーパレットダイアログを起動し、選択されているメッセージへ、色情報を設定します。
    色のクリア 選択されているメッセージの色情報の設定を解除します。
    仕分 「仕分」ボタン 仕分けルールに従い、メールを仕分けします。
    削除 「削除」ボタン メッセージを削除します。
    検索 「検索」ボタン メッセージ検索画面を開きます。
    プレビュー表示／非表示切替ボタン プレビューの表示／非表示を切り替えます。
    更新ボタン メッセージリストを更新します。
    「ヘルプ」ボタン ヘルプ（この画面）を開きます。

  2. コントロールバー

    通常時


    検索時


    表示 名称 動作
    フォルダ一覧表示／非表示切り替えボタン フォルダ一覧の表示／非表示を切り替えます。
    検索解除 検索解除ボタン 検索したときのみ表示されます。
    検索条件をクリアし、フォルダ一覧で選択されているフォルダ内のメッセージ一覧を表示します。
    前ページ移動ボタン 前のページに切り替えます。
    次ページ移動ボタン 後のページに切り替えます。
    ページ切り替えコントロール メッセージリストに表示するページを、ページ番号を指定して切り替えます。 起動時：1
    通表示 表示件数切り替えコントロール 1ページ内に表示するメッセージの表示件数を切り替えます。起動時：25
    総数 XX 通 総数ラベル メッセージの総数が表示されます。
    使用量が管理者の設定したサイズを超えました。
    		 メッセージボックス使用容量警告ラベル メッセージボックス使用容量が管理者の設定した警告を表示するサイズを超えた場合表示されます。
    使用量が管理者の設定したサイズを超えました。メッセージを新規に作成することができません。
    		 メッセージボックス使用容量送信禁止ラベル メッセージボックス使用容量が管理者の設定した送信を禁止するサイズを超えた場合表示されます。
    この場合、メッセージ送信画面起動時にエラーとなり、メッセージ送信を行えません。

  3. メッセージリスト



    表示 説明
    メッセージの重要度を示すアイコンを表示します。
    アイコン 重要度
    高
    （なし） 標準
    低
    メッセージの種別・状態を表すアイコンを表示します。
    アイコン メッセージの種別・状態
    通常のメッセージ（未開封）
    通常のメッセージ（開封済み）
    通常のメッセージ（返信済み）
    通常のメッセージ（転送済み）
    電話メモ
    願書
    メッセージの秘密度を示すアイコンを表示します。
    アイコン 秘密度
    社外秘
    親展
    個人用
    （なし） 標準
    添付ファイルの有無を表示します。
    件名 メッセージの件名を表示します。
    送信者 「（表示名）」「受信箱」「ごみ箱」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
    メッセージの送信者を表示します。
    送信日時 「送信済み」「下書き」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
    メッセージの送信日時を（YYYY/MM/DD(W)hh:mm）形式で表示します。
    宛先 「送信済み」「下書き」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
    メッセージの宛先を表示します。
    受信日時 「（表示名）」「受信箱」「ごみ箱」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
    メッセージの受信日時を（YYYY/MM/DD(W)hh:mm）形式で表示します。
    フォルダ 検索結果を表示する場合のみ表示されます。
    メッセージを格納するフォルダの名前を表示します。
    メッセージの分類を色情報で表示します。

（３）プレビュー

表示項目
表示 説明
送信者 メッセージの送信者を表示します。
宛先 メッセージの宛先を表示します。
宛先一覧ダイアログを開きます。
件名 メッセージの件名を表示します。
本文 メッセージの本文をHTMLで表示します。ただしスクリプトは実行しません。
添付ファイルがついているときのみ表示されます。
添付ファイル引取りダイアログを開きます。

３．メッセージの送信

（１）新規メッセージの送信

  1. 以下のいずれかの手順によりメッセージ作成画面を開きます。

    a.ツールバー「新規」ボタンをクリック
    b.ツールバー「新規」メニューから「標準のメッセージを作成する」を選択



  2. 宛先を設定し、メッセージを作成します。

  3. メッセージ作成画面左上の「送信」ボタンをクリックします。

（２）メッセージの返信

  1. 以下のいずれかの手順によりメッセージ作成画面を開きます。
    元メッセージの送信者が「To：」にセットされ、タイトルの頭に“Re；”がつき、元メッセージが引用されます。
    なお全返信を選択した場合、元メッセージの宛先（「To：」,「Cc：」)から自分を除外し、元メッセージの送信者を「To：」にセットします。

  2. 宛先を設定し、メッセージを作成します。

  3. 画面左上の「送信」ボタンをクリックします。

（３）メッセージの転送

  1. 以下のいずれかの手順によりメッセージ作成画面を開きます。
    タイトルの頭に“Fw：”がつき、元メッセージが引用されます。

  2. 宛先を設定し、メッセージを作成します。

  3. 画面左上の「送信」ボタンをクリックします。

（４）フォームを使用したメッセージの送信

  1. ツールバー「新規」メニューから、使用するフォームを選択しメッセージ作成画面を開きます。



  2. フォームに従いメッセージを作成します。
  3. 画面左上の「送信」ボタンをクリックします。

（５）マスタを使用したメッセージの送信

  1. ツールバー「新規」メニューから「マスタから作成する」を選択し、メッセージマスタ選択画面を開きます。

    「マスタから作成」ボタンは、システム管理者が使用を許可している場合にのみ表示されます。



  2. 以下のいずれかの手順によりメッセージ作成画面を開きます。


  3. マスタを元にメッセージを作成します。
  4. 画面左上の「送信」ボタンをクリックします。

４．メッセージの参照

以下のいずれかの手順によりメッセージ参照画面を開きます。
開きたいメッセージが見つからない場合は、メッセージ検索およびメッセージの並び替えを使って探すことができます。

  1. メッセージの並べ替え

メッセージリストをクリックすることでメッセージの並べ替えを行うことができます。
一度クリックすると昇順、または降順に並び、続いてもう一度クリックすると 昇順、または降順に並びます。

表示 説明
メッセージの重要度で並べ替えます。一度目で降順に並びます。降順での並びは以下のとおりです。
アイコン 重要度
高
（なし） 標準
低
メッセージの種別・状態で並べ替えます。一度目で昇順に並びます。昇順での並びは以下のとおりです。
昇順、降順どちらでも未開封メッセージが上に並びます。
アイコン メッセージの種別・状態
通常のメッセージ
電話メモ
願書
メッセージの秘密度で並べ替えます。一度目で降順に並びます。降順での並びは以下のとおりです。
アイコン 秘密度
社外秘
親展
個人用
（なし） 標準
件名 メッセージの件名で並べ替えます。並び順は文字コードに従います。 一度目で昇順に並びます。
送信者 「（表示名）」「受信箱」「ごみ箱」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
メッセージの送信者で並べ替えます。並び順は文字コードに従います。一度目で昇順に並びます。
送信日時 「送信済み」「下書き」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
メッセージの送信日時で並べ替えます。一度目で降順に並びます。
宛先 「送信済み」「下書き」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
メッセージの宛先で並べ替えます。並び順は文字コードに従います。一度目で昇順に並びます。
受信日時 「（表示名）」「受信箱」「ごみ箱」フォルダ、もしくは左記フォルダ配下にユーザーが任意に作成したフォルダ、検索結果を表示する場合に表示されます。
メッセージの受信日時で並べ替えます。一度目で降順に並びます。
フォルダ 検索結果を表示する場合のみ表示されます。
メッセージを格納するフォルダの名前で、文字コードに従って並べ替えます。一度目で昇順に並びます。
メッセージの色の設定で並べ替えます。並び順はカラーパレットダイアログに示される色の順番に従います。

５．フォルダ管理

（１）フォルダ作成

  1. フォルダを作成する場所の親フォルダを選択します。

  2. 以下のいずれかの手順によりフォルダ作成画面を開きます。

    a.ツールバー「操作」メニューから「フォルダを作成する」を選択
    b.選択したフォルダ上で右クリックして、コンテキストメニューから「フォルダを作成する」を選択



  3. 名前を入力し「ＯＫ」ボタンを押します。

    フォルダ名に関して
    • 前後に半角スペースがつけられていた場合、半角スペースを取り除き、残ったテキストをフォルダ名として作成します。
    • フォルダ名の文字数は64文字までです。
    • 空及び半角スペースのみの名称でフォルダを作成することはできません。
    • 同じ階層に同じ名前のフォルダを作成することはできません。半角／全角、大文字／小文字の区別はされず、同じ文字として扱います。
    • 制限文字（/'<\&）を使用した名称のフォルダを作成することはできません。
    これにより１．で選択したフォルダの子として新しいフォルダが作成されます。

    既定のフォルダに関して
    （ユーザー名）、受信箱、送信済み、下書き、ごみ箱の５つのフォルダは既定のフォルダであり、名前の変更、 削除はできません。

    フォルダの表示順に関して
    同階層のフォルダは文字コード順に自動整列し、順序を入れ替えることはできません。
    ただし既定のフォルダは「受信箱」「送信済み」「下書き」「ごみ箱」の順序で並び、その下に任意のフォルダが文字コード順に並びます。

（２）フォルダ名変更

  1. 以下のいずれかの手順によりフォルダ名変更画面（フォルダ作成画面と同じ）を開きます。
    フォルダ作成プロンプトが起動し、現在のフォルダ名が表示されます。



    フォルダ名の命名規則については、フォルダ新規作成の場合と同じです。

  2. 名前を入力し「ＯＫ」ボタンを押します。

（３）フォルダ削除

  1. 以下のいずれかの手順により削除を行います。
  2. 確認画面にて「ＯＫ」ボタンを押します。

    フォルダをごみ箱に移さずに完全に削除する方法
    「操作」メニュー、あるいはコンテキストメニューで「削除」を選択する際、[Shift]キーを押しながら選択します。
    そうすると、「選択されたフォルダと配下のメッセージを削除します。「削除を実行しますか？」との確認画面が表示され、「ＯＫ」ボタンを押すと、フォルダはごみ箱に残ることなく完全に削除されます。
    この方法で削除した場合は復元できませんのでご注意ください。

６．メッセージの操作

（１）メッセージの移動

  1. 以下のいずれかの手順によりフォルダリストを開きます。
  2. 移動先フォルダを選択し「ＯＫ」ボタンをクリックします。

（２）メッセージの削除

  1. 以下のいずれかの手順により削除を行います。